Les groupes d’utilisateurs permettent un contrôle précis de l’accès aux agendas
Par défaut, tous les utilisateurs d’un compte peuvent voir et accéder à tous les agendas. Cela fonctionne dans les situations simples, mais ne convient pas lorsque vous avez besoin que certaines personnes n’accèdent qu’à certains agendas. Dans ces cas, les groupes d’utilisateurs offrent une solution adaptée. Avec les groupes d’utilisateurs, les utilisateurs sont placés dans des groupes et ces groupes peuvent être attribués à des agendas. Cela garantit que seules les bonnes personnes peuvent les visualiser ou les modifier.
Limiter l’accès aux agendas en attribuant des utilisateurs à un groupe
Le processus général est le suivant : créer des groupes, attribuer des utilisateurs à ces groupes, puis attribuer des agendas à un ou plusieurs groupes.
Créer des groupes
La plupart des options de configuration relatives aux groupes d’utilisateurs seront masquées tant que vous n’aurez pas au moins un utilisateur et créé au moins un groupe. Le lien vers les Groupes d’utilisateurs se trouve en haut de l’écran Gestion des utilisateurs. Créez un nouveau groupe en entrant une description et en cliquant sur .
Ajouter des utilisateurs à des groupes
Une fois que vous avez créé au moins un groupe, les boîtes de dialogue de l’écran Gestion des utilisateurs afficheront une option supplémentaire pour attribuer un utilisateur à un groupe. Pour attribuer de nombreux utilisateurs à des groupes, vous pouvez exporter tous les utilisateurs vers un fichier CSV. Ensuite, mettez à jour la colonne “Groupe” dans un tableur et réimportez le fichier.
Attribuer des agendas à des groupes
L’onglet Configurer > Accès de l’agenda offre une option pour limiter la visualisation ou la modification de l’agenda à des groupes spécifiques. En fonction des autres paramètres de cette page, les utilisateurs n’appartenant pas au groupe ne pourront pas effectuer de modifications, ou seront complètement bloqués. Si l’accès est complètement bloqué, les utilisateurs des groupes non autorisés verront un message expliquant qu’ils sont bloqués lorsqu’ils accèdent à l’agenda. Ce message peut être modifié sur la page Configurer > Aspect.
Il peut être utile d’autoriser les utilisateurs qui ne sont pas connectés à visualiser l’agenda, mais pas à le modifier. Cela peut également être configuré sous l’onglet Configurer > Accès comme expliqué dans la section Que peuvent faire les utilisateurs…. Si un utilisateur d’un autre groupe visualise l’agenda, il pourra le voir, mais ne pourra pas le modifier ni créer de rendez-vous.
Supprimer des groupes
Soyez prudent en supprimant des groupes. Les utilisateurs du groupe ne seront pas supprimés, mais retrouveront le même statut que les utilisateurs n’appartenant à aucun groupe. Les agendas appartenant encore au groupe supprimé resteront inaccessibles jusqu’à ce que vous leur attribuiez un groupe existant ou que vous désactiviez les limitations de groupe.
Différencier le prix en fonction du groupe d’utilisateurs
Il est possible de créer une règle de tarification qui réduit le prix pour les personnes d’un groupe donné. Une règle de tarification peut également être configurée pour contrôler d’autres comportements. Par exemple, vous pouvez empêcher les personnes d’un certain groupe de réserver trop longtemps à l’avance ou uniquement certains jours de la semaine.Utiliser les groupes pour filtrer la liste des agendas
Par défaut, vous pouvez afficher la liste de tous les agendas de votre compte en utilisant cette URL : www.supersaas.fr/schedule/identifiant_du_compte.
Si vous avez configuré un nom de domaine personnalisé, visiter l’URL avec uniquement le nom de domaine affichera une liste des agendas incluant tous les formulaires.
Sur la page Contrôle d’accès, vous pouvez modifier le paramètre par défaut et choisir entre afficher une liste ou rediriger l’utilisateur vers le premier agenda listé dans votre panneau de configuration. Pour réorganiser l’ordre des agendas, cliquez et faites-les glisser à l’endroit souhaité sur le panneau de configuration.
Sur cette même page se trouve une option . En activant cette option, l’utilisateur devra se connecter ou créer un compte s’il n’en possède pas encore. L’écran de connexion sur la page Paramètres peut être personnalisé avec un message d’accueil pour vos utilisateurs.
Point important : après la connexion de l’utilisateur, la liste des agendas est filtrée pour n’afficher que ceux auxquels il a accès. Si un utilisateur n’a accès qu’à un seul agenda, il sera automatiquement redirigé vers celui-ci au lieu de la liste. Cela vous permet de communiquer un lien unique à vos utilisateurs, par exemple sur votre site internet, et de permettre aux utilisateurs de différents groupes d’arriver sur l’agenda que vous souhaitez.
www.supersaas.fr/schedule/identifiant_du_compte.
Exiger une approbation avant d’autoriser l’accès à un agenda
Si un utilisateur se connecte et qu’il n’a accès à aucun agenda, il verra s’afficher l’écran “Bloqué” du premier agenda de votre compte. Puisque les nouveaux utilisateurs ne sont par défaut ajoutés à aucun groupe, vous pouvez utiliser cela pour afficher un message les informant qu’ils doivent attendre l’approbation de l’administrateur. Sur la page Contrôle d’accès, vous trouverez l’option pour recevoir un e-mail à chaque fois qu’un nouvel utilisateur s’inscrit.
Limiter les superutilisateurs en les attribuant à un groupe
Limiter les superutilisateurs à des agendas spécifiques
Par défaut, les superutilisateurs ont le statut de superutilisateur pour tous les agendas du compte, indépendamment du groupe auquel ils appartiennent. Lorsqu’un agenda est attribué à un groupe, une option supplémentaire apparaît qui vous permet d’exiger que les superutilisateurs soient également membres de ce groupe. Les superutilisateurs en dehors du groupe de l’agenda seront traités comme des utilisateurs normaux pour cet agenda.
Cela peut être utile, par exemple, si vous voulez gérer plusieurs thérapeutes, chacun avec ses propres clients, depuis un seul compte SuperSaaS. Si vous avez besoin de plusieurs superutilisateurs pour un agenda, mais ne souhaitez pas qu’ils aient un accès à l’ensemble du compte, c’est la méthode de configuration à utiliser. Si vous n’avez besoin que d’une seule personne comme superutilisateur pour un agenda (un scénario courant), il n’est pas nécessaire de créer un groupe distinct : dans ce cas, entrez simplement son nom dans la case prévue à cet effet sous l’onglet Configurer > Accès et cette personne sera promue pour cet agenda uniquement.
Modifier les droits d’accès des superutilisateurs à l’écran Gestion des utilisateurs
Par défaut, les superutilisateurs peuvent uniquement visualiser et modifier les utilisateurs de leur propre groupe, ou les utilisateurs qui n’ont pas encore été placés dans un groupe. Ils ne peuvent pas non plus modifier le groupe, ni promouvoir un utilisateur en superutilisateur. De plus, la limitation de groupe s’étend à leur page de vue d’ensemble du panneau de configuration et aux fonctions d’importation et d’exportation des utilisateurs.
Sur la page Contrôle d’accès, en bas, vous trouverez l’option . Si vous sélectionnez cette option, les superutilisateurs pourront mettre à jour et modifier tous les utilisateurs, quel que soit le groupe auquel ils appartiennent.
Limiter l’accès des superutilisateurs aux formulaires
Les superutilisateurs de tous les groupes peuvent voir et modifier tous les formulaires. Cependant, les superutilisateurs peuvent être exclus de la visualisation des formulaires qui ne les concernent pas en ajustant les paramètres sur l’onglet Configurer > Aperçu d’un formulaire. Cela rétrograde le superutilisateur au statut d’utilisateur normal pour ce formulaire spécifique. Donc si le formulaire autorise l’accès aux utilisateurs normaux, le superutilisateur pourra toujours remplir de nouveaux formulaires.
Utiliser les groupes pour filtrer les produits de la boutique
Après avoir défini des groupes d’utilisateurs et activé le système de crédits, la page Gestion boutique affichera une option pour attribuer des produits à des groupes. En général, un produit peut être acheté par n’importe quel utilisateur, mais s’il a été attribué à un ou plusieurs groupes, seuls les utilisateurs de ces groupes pourront acheter le produit. SuperSaaS n’offre qu’un seul type de crédit, il n’est donc pas possible d’avoir un type de crédit spécifique utilisable uniquement sur un agenda ou un cours particulier. Mais vous pouvez limiter quels produits les utilisateurs peuvent acheter et sur quels agendas ils peuvent les dépenser.